UM memiliki pegawai terdiri dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan pegawai tidak tetap atau pegawai kontrak. Ketentuan yang mengatur Pegawai Negeri Sipil tertuang di dalam Undang- Undang nomor 8 Tahun 1974, Undang-Undang nomor 43 tahun 1999, dan Undang-Undang nomor 5 Tahun 2014. Sedangkan pegawai tidak tetap diatur dalam Peraturan Rektor UM nomor 5 tahun 2013 tentang Pegawai Tidak Tetap Universitas Negeri Malang.

PNS UM berdasarkan fungsinya dibedakan: (1) tenaga pendidik (dosen) sejumlah 927 orang, dan (2) tenaga kependidikan sejumlah 716 orang, termasuk tenaga  fungsional  tertentu yaitu analisis kepegawaian 1 orang, pengelola pengadaan barang dan jasa pemerintah 4 orang, arsiparis 13 orang, laboran 24 orang, pranata laboran pendidikan 27 orang, pustakawan sejumlah 21 orang, dan pranata humas sejumlah 1 orang. Tenaga tersebut diperlukan untuk menunjang penyelenggaraan pendidikan dalam rangka mewujudkan tercapainya tujuan pendidikan nasional.

Pemenuhan kebutuhan pegawai UM tidak terlepas dari sistem penyusunan kebutuhan tenaga secara nasional melalui fasilitas Satuan Manajemen Sumberdaya (SMS) online dan sistem formasi. Formasi adalah data keadaan pegawai menurut jabatan, golongan, ruang, jenis kelamin dan usia dengan perkiraan perubahan komposisi, perkiraan persediaan pegawai tahun 2013-2017, serta keseimbangan kebutuhan dan persediaan tahun 2013-2017 yang disusun berdasarkan peta jabatan hasil evaluasi jabatan dengan menggunakan analisa perhitungan beban kerja dan skala prioritas.