A. Proses Kepindahan Mahasiswa di Dalam UM

Mahasiswa dalam lingkungan UM dapat mengajukan pindah ke program pendidikan yang lebih rendah atau pindah program studi pada jenjang yang sama dalam satu fakultas/pascasarjana atau di luar fakultasnya. Dalam proses pindah ini ada beberapa ketentuan atau per­syaratan yang harus dipenuhi, yaitu telah mengikuti secara terus-menerus pada program asal sekurang-kurangnya selama empat semester, tersedianya tempat, sarana, dan prasarana pendidikan pada program studi yang dituju, serta kemung­kinan penyelesaian studi sesuai dengan waktu yang diper­lukan, di samping lulus seleksi akademis yang diselenggarakan oleh program studi yang dituju.

Dalam prosedur pengajuan pindah tersebut, mahasiswa diwajibkan mengajukan pin­dah secara tertulis dengan alasan yang kuat, ditujukan kepada Dekan fakultas yang dituju dengan tem­busan kepada Rektor dan Ketua jurusan/program studi yang dituju disertai lampiran fotokopi KHS tiap semester dan keterangan IPK yang disahkan oleh Kepala Biro Akademik, Kemaha­siswaan, Perencana­an, Informasi, dan Kerjasama, dan surat keterangan ijin sementara pindah dari Dekan dan Ketua jurusan/program studi asal, di samping surat persetujuan pindah program studi dari atasan langsung bagi yang bekerja atau sponsor bagi yang dibiayai sponsor. Setelah dinyatakan diterima, selanjutnya Dekan fakultas penerima membuatkan Surat Keterangan Persetujuan Diterima (SKPD) yang ditujukan kepada mahasiswa yang bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor, Dekan dan/atau Ketua jurusan/program studi asalnya, Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama, Kepala Sub Bagian Registrasi dan Statistik, dan dosen PA asal mahasiswa yang bersang­kutan, serta orang tua/wali yang bersangkutan. Selanjutnya, setelah mahasiswa penerima SKPD tersebut harus segera menyelesaikan proses administrasinya ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan membawa SKPD asli, dan kartu mahasiswa serta keterangan lain yang diperlukan. Perlu diperhatikan bahwa batas akhir pengajuan permohonan pindah adalah satu minggu sebelum masa konsultasi penyusunan rencana studi menurut ketentuan kalender akademik, dan bila melampaui batas akhir tersebut, permohonan pindah tidak dapat diproses lebih lanjut.

B. Proses Kepindahan Mahasiswa dari Luar UM

Mahasiswa dari luar UM dapat mengajukan pindah ke UM dan dapat dipertim­bangkan setelah memenuhi ketentuan dan persyaratan berupa: program studi asal perguruan tinggi memiliki nilai akriditasi minimal/setara atau diatasnya dengan program studi yang dituju atau yang diminati, telah mengikuti secara terus menerus pada program asal sekurang-kurangnya selama empat semester, mahasiswa pro­gram Sarjana telah mengumpulkan minimal 60 sks dan maksimal 100 sks dengan IPK mi­nimal 2,75, tersedianya tempat, sarana, dan prasarana pendidikan di program studi yang dituju, alih kredit yang memung­kinkan penyelesaian studi, dan telah lulus seleksi akade­mik yang diadakan oleh program studi yang dituju.

Dalam prosedur pengajuan pindah tersebut, mahasiswa diwajibkan mengajukan pindah secara tertulis dengan alasan kepindahan yang kuat yang ditujukan kepada Rektor UM dengan tembusan Dekan fakultas dan Ketua Jurusan/Program Studi yang dituju di­sertai lampiran-lampiran. Lampiran-lampiran yang dimaksud adalah KHS per semester dan keterangan IPK yang disahkan oleh perguruan tinggi asal; surat keterangan pindah semen­tara dari perguruan tinggi asal; surat perse­tujuan orang tua/wali bagi mahasiswa yang men­jadi tanggungannya; surat rekomendasi dari fakultas asal yang menyatakan bahwa yang bersangkutan adalah mahasiswa yang berkelakuan baik dan tidak pernah melanggar tata tertib, di samping tidak dalam keadaan kehilangan hak studinya yang disebabkan tidak memenuhi ketentuan akademik dari perguruan tinggi asalnya (drop out); surat keputusan pindah dari orang tua/suami/istri bagi mahasiswa yang mengajukan permohonan pindah karena dipindahkannya tempat bekerja orang tua/suami/istri oleh unit kerjanya, di samping surat ijin belajar dari atasan yang berwenang bagi mahasiswa yang sudah bekerja.

Setelah mahasiswa tersebut dinyatakan diterima, selanjutnya oleh Rektor UM u.p. Kepala Biro AKPIK dibuatkan Surat Keterangan Tanda Diterima (SKTD) yang ditu­jukan kepada mahasiswa yang bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor perguruan tinggi asal, Dekan Fakultas dan Ketua Jurusan yang dituju, juga Kepala Sub Bagian Registrasi dan Statistik UM. Perlu diperhatikan bahwa batas akhir pengajuan permoho­nan pindah tersebut adalah dua minggu menjelang masa registrasi adminis­trasi masukan non SLTA menurut ketentuan kalender akademik, dan tidak dapat di­pertimbangkan apabila melampaui batas waktu tersebut, serta harus membayar biaya pendaftaran sebesar harga formulir pendaftaran SNMPTN. Selanjutnya setelah mene­rima SKTD tersebut, mahasiswa yang bersangkutan harus segera melakukan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan membawa persyaratan memenuhi ketentuan dan kegiatan sebagai­mana proses registrasi mahasiswa baru masukan non SLTA dan pindahan.

C. Mutasi Keluar dari UM

Mahasiswa UM dapat mengajukan pindah atau keluar dari UM. Untuk keper­luan ini maha­siswa yang berkepentingan harus mengajukan surat permohonan pindah atau keluar dari UM ditujukan kepada Rektor dengan disertai alasan kepindahannya. Surat ini harus dilampiri fotokopi Kartu Hasil Studi (KHS) selama kuliah dan surat keterangan diterima di perguruan tinggi yang dituju. Setelah surat ini sampai ke Sub Bagian Akademik dan Evaluasi, mahasiswa tersebut dapat meminta Kartu Proses Penjejakan (KPP) sebanyak tiga lembar untuk diisi. Kartu Proses Penjejakan ini kemudian dikembali­kan ke Sub Bagian Akademik dan Evalusi dengan dilampiri: kartu maha­siswa terakhir, kuitansi lunas SPP semester terakhir dan surat keterangan bebas pinjam dari per­pustakaan. Selanjutnya mahasiswa yang ber­sangkutan akan memperoleh surat keterangan pindah/ ­keluar dari UM lengkap dengan lampiran daftar nilai atau transkrip selama mahasiswa tersebut mengikuti kuliah di UM. Mahasiswa yang pindah atau keluar tidak bisa diterima kembali di UM.